Florence Augustine, correctrice, transcriptrice en portage salarial chez MISSIONS-CADRES reprend sa plume pour nous donner de bons conseils sur l’art et la manière d’utiliser les bonnes formules de politesse…
Introduction
Par Florence Augustine, correctrice
Il ne se passe quasiment pas une journée sans que nous recevions ou envoyions un mail. Le mail est un outil incontournable, dans le monde et en France.
Pour autant, même si la généralisation du courrier électronique invite à moins de formalisme, les formules de politesse, qui peuvent vous paraître très formelles, demeurent importantes pour renforcer votre crédibilité.
Alors comment s’y retrouver et ne pas commettre d’impairs ?
- Commencer un courrier
À l’attention ou à l’intention ?
« À l’attention de » est une formule à employer lorsque vous envoyez un courrier, une note, un e-mail à une personne pour lui indiquer que vous souhaitez qu’elle prête la plus grande attention au contenu du document. Vous soumettez ledit document à son attention.
J’ai envoyé un manuscrit à l’attention de cet éditeur.
Je soumets cette demande à votre attention dans l’espoir d’une réponse favorable.
De même, dans le cadre d’une prospection, vous subissez le « barrage de la secrétaire », mais celle-ci vous confirme qu’elle transférera votre e-mail à Monsieur Martin.
Écrivez dans ce cas : « A l’attention de Monsieur Martin » puis commencez votre courrier par « Monsieur le Directeur… ».
« À l’intention » est une formule pour signifier qu’un acte est réalisé en l’honneur d’une personne, pour qu’elle en bénéficie. On peut ainsi composer une chanson à l’intention de quelqu’un.
J’ai acheté ce bouquet à l’intention de ma sœur.
- S’adresser à vos interlocuteurs
En règle générale
Vous ne connaissez pas du tout votre interlocuteur ou vous ignorez son sexe :
Monsieur ou Messieurs ou Monsieur, Madame
Vous vous adressez à un supérieur ou à un représentant de l’administration, mentionnez son titre :
Monsieur le Directeur, Monsieur l’inspecteur général…
Vous connaissez peu votre correspondant mais vous entendez lui montrer votre estime :
Cher Monsieur, Chère Madame…
N’écrivez pas « Cher Monsieur Martin » mais « Cher Monsieur ». N’écrivez pas non plus « Chers Monsieur et Madame » mais « Cher Monsieur, Chère Madame ». Autre erreur commise : « Mon cher Monsieur » ou « Ma chère Madame ». Nul besoin d’ajouter un possessif « mon » ou « ma » qui serait redondant figurant déjà dans « Monsieur » ou « Madame ».
Vous vous adressez à un collègue :
Cher collègue (services publics), Cher confrère (professions libérales)
Les notaires, avocats, avoués, huissiers, commissaires–priseurs doivent être appelés « maître ».
Dans le cadre d’un e-mail
Pour autant, entrez dans le vif du sujet en adoptant une formule brève « Monsieur, Madame » ou respectueuse « Monsieur le Président », « Madame le Maire ». Le simple « Bonjour » est tout à fait de rigueur si vous connaissez bien la personne. Il est toujours plus sympa, dès le matin de recevoir un mail qui n’oublie pas d’ailleurs ce fameux « Bonjour » !
- Les excuses
À l’oral comme à l’écrit, dans un contexte professionnel notamment, rayez le « Je m’excuse » – je croirais entendre mon petit-cousin, tout penaud, après une énième bêtise. Je vous invite à présenter vos excuses ou prier la personne concernée de les accepter.
- Les remerciements
Quoi de mieux que d’exprimer ses remerciements, à condition qu’ils soient anticipés si votre lettre exprime une requête. En effet, votre requête ne sera pas forcément acceptée.
Vous pouvez transmettre vos remerciements les plus vifs, les plus chaleureux, les plus sincères.
Lorsqu’une incise du type « En vous remerciant par avance » introduit une phrase de conclusion, veillez à la concordance des sujets[Article Blog Les fautes d’orthographe nuisent à votre image de marque professionnelle]. Je m’explique : la formulation « En vous remerciant de votre gentillesse, je vous prie d’agréer… » est correcte, contrairement à « En vous remerciant de votre attention, veuillez agréer… » car c’est vous qui remerciez mais votre correspondant qui agrée.
- La réclamation
Vous êtes mécontent de l’attitude d’un commerçant ou d’un fournisseur à notre égard – cela n’arrive jamais, n’est-ce pas !, une tournure telle que « Voulant croire à votre loyauté commerciale, je vous prie d’agréer… » présente l’avantage de laisser planer une légère menace de représailles tout en restant respectueux.
- Conclure un courrier
Dans tous les cas, ne négligez pas la formule de salutation finale qui doit reprendre la formule d’appel employée en début de lettre.
Début : Cher Maître…
Fin : Veuillez agréer, cher Maître, l’expression de mes salutations les meilleures.
Comment qualifier habilement vos salutations ?
Elles peuvent être sincères, dévouées, distinguées, amicales, respectueuses. Pensez néanmoins à prendre en considération la position sociale ou hiérarchique de votre interlocuteur.
Des salutations distinguées sous-entendent que vous vous placez au-dessus de lui.
Si tel n’est pas le cas, préférez des salutations respectueuses, voire dévouées.
Vous voulez exprimer le respect ou le dévouement à une personne d’un rang élevé :
Je vous prie d’agréer, Monsieur (Madame), l’expression de ma (très) haute considération (de mon profond respect.
Veuillez agréer, Monsieur (Madame), l’expression de mon respectueux (sincère) dévouement.
S’il est recommandé d’employer « expression » pour les personnes de rang supérieur, il est recommandé d’employer « assurance » pour les personnes de rang égal ou inférieur.
Vous voulez exprimer votre respect à une personne âgée ou d’un rang supérieur :
Veuillez agréer, cher (chère) Monsieur (Madame), l’expression de mes sentiments respectueux.
Veuillez croire, Monsieur (Madame), l’expression de mes sentiments respectueux.
Vous voulez exprimer votre respect à un supérieur ou à une personne avec qui vous êtes en relation d’affaires :
Veuillez agréer, Monsieur (Madame, Maître, Monsieur le Directeur…), l’expression de ma considération distinguée.
Vous voulez exprimer votre reconnaissance :
Veuillez agréer, (Je vous prie d’agréer), Monsieur (Madame), l’expression de ma respectueuse (profonde) reconnaissance (gratitude). Croyez, Monsieur (Madame) à toute ma (sincère) reconnaissance (gratitude).
Vous voulez clore un courrier d’affaires de façon relativement neutre :
- D’un homme à un homme : Veuillez recevoir (agréer), Monsieur), (l’expression de) mes salutations distinguées (les meilleures).
- D’un homme à une femme : Veuillez agréer, Madame, mes respectueuses salutations.
- D’une femme à un homme : Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.
- D’une femme à une femme : Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.
Pour terminer une lettre à une personne avec qui vous avez des relations de travail informelles :
Sentiments distingués (dévoués, cordiaux, amicaux…). Sincèrement vôtre, sincères salutations.
Avec toute ma sympathie, toute mon amitié. Bien Cordialement, bien à vous (toi).
Dans le cadre d’un e-mail
Il importe de ne pas recourir à une formule de politesse alambiquée, qui serait en décalage avec la concision propre à l’e-mail.
Pour rester dans une neutralité respectueuse, jouez sur les « Cordialement », « Respectueusement » en vous adaptant à votre interlocuteur.
Exemples : Cordialement, Bien Cordialement, Très respectueusement.
Selon le contexte et votre degré d’intimité avec la personne, utilisez des formules comme « Amitiés », « Amicalement », « Bien à toi »…
Retrouvez tous les conseils de Florence Augustine, correctrice en portage salarial
[site les avantages du portage salarial]
chez MISSIONS-CADRES sur le site www.aubonheurdesmots.com.
