Vous êtes formateur en portage salarial ? Le contrôle de la qualité de votre offre de formation est d’ores et déjà renforcé. Le point sur les nouvelles dispositions avec MISSIONS-CADRES, société de portage salarial.
Introduction
La réforme de la formation professionnelle renforce la qualité de l’offre de formation. Pour répondre à ces nouvelles obligations, les OPCAs s’organisent. Quels sont les changements pour les formateurs ? Le point avec MISSIONS-CADRES, sous l’éclairage de la Charte qualité OPCAIM et du Guide pratique des organismes de formation d’AGEFOS PME.
Par Bernard Béguin
Sources : Guide pratique AGEFOS PME, charte OPCAIM
1. Les OPCAs garants de la bonne utilisation des fonds de formation professionnelle
Dans le cadre de la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, les organismes paritaires collecteurs agréés ont, entre autre, pour obligations de vérifier la réalité des formations financées et leur conformité aux objectifs initiaux posés par le donneur d’ordre.
Cette double mission se traduit aujourd’hui par de nouvelles exigences pour les organismes de formation et les formateurs indépendants ou en portage salarial [lien devenir formateur en portage salarial].
2. Les obligations du formateur en portage salarial avant la prestation
Lorsqu’un formateur en portage salarial propose une formation prise en charge par un OPCA [www.rfformation.com/liste-des-opca], le paiement n’est possible qu’une fois la formation réalisée et tous les justificatifs produits. Désormais, l’OPCA ne vérifiera plus seulement la production des pièces administratives classiques (convention, feuilles d’émargement, règlement intérieur…) mais analysera dans le détail tout document relatif à la qualité de la formation
[lien blog : formation professionnelle continue : le point sur le décret qualité]
. Ainsi le programme et le calendrier en annexe de la convention de formation deviennent des écrits encore plus stratégiques.
Feuilles d’émargement, ce qui change
Ce document est signé chaque demi-journée et doit comprendre désormais les coordonnées de chaque stagiaire.
Que doit contenir le programme pédagogique ?
Ce document doit être détaillé et rédigé sous forme de séquences. Il comprend pour l’AGEFOS par exemple :
- Les modalités d’acquisition des connaissances et des compétences
- La durée de la formation et son organisation en modules ou non
- Le niveau requis des stagiaires
- Le public visé
- Les moyens utilisés pour réaliser la formation (supports pédagogiques et techniques)
- Le titre et la qualification du formateur
- Les outils d’évaluation pendant la formation et à la fin de celle-ci (test de contrôle, fiche d’évaluation, examen devant jury…). Ils doivent être structurés de manière à mesurer l’efficacité de la formation et la satisfaction du stagiaire). Certains OPCAs comme l’OPCAIM [www.opcaim.com] demandent qu’une enquête de satisfaction soit réalisée auprès de l’entreprise et des stagiaires à l’issue de la formation.
Pour les formations comprenant des modules d’e-learning, le formateur en portage salarial [site : guide du portage salarial du formateur] est également amené à détailler les travaux demandés et les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre pour accompagner le stagiaire à distance.
L’attestation de fin de formation en plus de l’attestation de présence
Chaque stagiaire doit disposer de cette attestation qui précise les objectifs pédagogiques initiaux, la nature et la durée de la formation et les résultats de l’évaluation. Il faudra en garder une trace écrite (attestation de décharge ou photocopie de l’original).
Que se passe-t-il si le stagiaire paye tout ou partie de sa formation ?
Il faut alors conclure un contrat de formation avec lui qui précise en plus « les tarifs, les conditions de règlement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon de stage. » Guide AGEFOS PME.
Le stagiaire a 10 jours pour se rétracter après la signature du contrat.
Dans certains cas, qu’il paye ou non, le stagiaire doit signer la convention de stage en plus du donneur d’ordre (bilan de compétences, VAE, diplôme ou certification demandée à l’initiative du salarié avec accord de l’employeur).
3. Des contrôles post-formation généralisés en 2017
A partir du 1er janvier 2017, les OPCAs et acteurs de la formation professionnelle continue réaliseront des contrôles qualité selon des critères qui seront définis par décret. Dès à présent, des « contrôles de service fait » sont mis en place.
Quels éléments essentiels seront vérifiés ?
- Cohérence avec l’objectif de la formation
- Supports pédagogiques et techniques en adéquation avec les objectifs de la formation
- Locaux adaptés
- Réalité du formateur et présence des stagiaires
- Résultats de la formation selon les objectifs initiaux
Quelles formes pourront prendre ces contrôles ?
- Audit in situ ou sur pièces justificatives
- Enquête de satisfaction
- Visite d’évaluation
- Entretiens contradictoires.
Les dossiers liés à chaque formation devront être conservés jusqu’à 5 ans (OPCAIM).
Des sanctions possibles
En cas d’anomalie, les organismes financeurs sont en droit de demander des pièces complémentaires aux organismes de formation et aux formateurs. En cas d’anomalie, il peut y avoir refus de paiement, suspension de versements, demande de remboursement des frais déjà engagés, refus de prise en charge de nouveaux dossiers.
4. Une gestion administrative de plus en plus contraignante
Ces nouvelles obligations ont plusieurs conséquences pour le formateur indépendant ou en portage salarial.
La gestion administrative des formations devient de plus en plus contraignante et longue à réaliser ce qui risque d’avoir un impact sur la tarification. Or, les tarifs des prestations ont plutôt tendance à être à la baisse ces dernières années. Qui financera alors ce surcoût d’activité en amont et en aval des formations dispensées ?
Aujourd’hui, près de 90% de formateurs travaillent soit en free-lance, soit en portage salarial. Et pour une partie d’entre eux, la formation est une activité complémentaire.
Les formateurs en portage salarial chez MISSIONS-CADRES [lien site : notre mission ] sont moins impactés que les libéraux car ils disposent d’outils clés en mains (modèles de conventions, de contrats de formation, feuilles d’émargement, attestations types, modèles de questionnaires d’évaluation, règlements intérieurs). La gestion administrative des dossiers et les facturations sont également prises en charges par la société de portage salarial.
Cependant, il reste au formateur à produire des programmes de formation de plus en plus complexes et à se doter d’outils d’évaluation post formation et en milieu actif de qualité tout en s’assurant de disposer d’une gestion informatique des données, fiable pendant au moins 5 ans !
En savoir plus sur le sujet :
Téléchargez le guide complet des organismes de formation sur :
www.agefos–pme.com/site…/organisme-de-formation/reglementation
Téléchargez la charte qualité OPCAIM
