Quelles sont les bonnes pratiques pour rédiger un procès-verbal. Réponse avec Florence Augustine, rédactrice en portage salarial.
Introduction
Élu(e), secrétaire de CE, CCE, CHSCT, CSE, Florence Augustine rédactrice retranscriptrice en portage salarial, vous livre les bonnes pratiques pour la rédaction du procès-verbal de votre instance.
Par Florence Augustine, rédactrice retranscriptrice en portage salarial
L’article R. 2325-3 du Code du travail dispose qu’après chaque réunion de l’instance – qu’il s’agisse de réunions ordinaires ou extraordinaires organisées à l’initiative de l’employeur ou de la majorité des élus, le secrétaire doit établir un procès-verbal où seront consignées les délibérations de l’instance.
C’est un document essentiel auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. Sa rédaction ainsi que son adoption et sa diffusion doivent faire l’objet du plus grand soin. Pressenti pour être utilisé en cas de litige, il doit revêtir la forme la plus proche du compte rendu exhaustif.
Que dit la loi sur le PV de CE/CHSCT/CSE ?
L’article D. 2325-3-1 du Code du travail [https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050&idArticle=LEGIARTI000018485807&dateTexte=&categorieLien=cid] issu de la loi Rebsamen stipule que : « Le procès-verbal établi par le Secrétaire contient au moins le résumé des délibérations du Comité ». Il revient au Secrétaire de déterminer le format convenant le mieux à l’instance et aux salariés, soit l’intégralité des débats, y compris les comptes du bilan, soit une synthèse des débats, un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité.
C’est un souci majeur pour les Secrétaires de ces instances : comment s’assurer de faire des PV complets et lisibles par les salariés ? Une synthèse est-elle suffisante ? Si oui, quel niveau de détail choisir ?
L’établissement d’un PV de CHSCT est obligatoire, mais la loi n’en précise pas le format. Il revient donc au Secrétaire du CHSCT de choisir le niveau de détail qu’il souhaite. En effet, le Secrétaire est le seul responsable de la rédaction du PV, et sa signature suffit à lui donner un caractère officiel.
Les PV de CHSCT : des documents à haute valeur juridique
Les PV de CHSCT doivent être conservés dans l’établissement, et tenus à la disposition de l’Inspection du travail et des services de prévention des organismes de Sécurité sociale, comme le précise l’article R. 4614-4 du Code du travail [https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050&idArticle=LEGIARTI000018528749]. En effet, il s’agit d’un document officiel, considéré comme vrai sauf preuve démontrée du contraire. Son importance juridique est donc considérable !
Le contenu du PV de CHSCT
Le compte rendu de CHSCT doit rendre compte des informations délivrées par l’employeur, des observations, avis et déclarations des élus. Il convient notamment de retracer précisément les échanges entre la direction et les élus. En effet, la responsabilité pénale de la direction sera engagée si un danger signalé par le CHSCT a donné lieu à un accident de travail.
Le compte rendu intégral : l’assurance d’un respect des propos tenus
Il consiste en la transcription intégrale des propos échangés, intervenant par intervenant. Il est la forme la plus scrupuleuse et neutre possible de compte rendu, retraçant le déroulé exact de la réunion.
Un PV qui fait foi mais fastidieux à rédiger et à lire
C’est un procès-verbal qui fait foi et peut être conservé à ce titre. Il reste fidèle au découpage de la réunion en points d’ordre du jour et à l’ordre chronologique.
L’usage du compte rendu intégral suppose des moyens d’enregistrement adaptés à la transcription de l’ensemble des propos échangés.
Les inconvénients majeurs de ce type de document expliquent sa faible utilisation. Outre l’important travail de transcription des propos, il est en premier lieu d’utilisation peu aisée car, en général, long et fastidieux de lecture. En outre, le lecteur est tenu de procéder à un exercice de repérage et d’isolement des idées parmi l’ensemble des propos retranscrits.
Qu’est-ce qu’un PV synthétique ?
Un PV synthétique se caractérise par sa rapidité de lecture. Il met en exergue les points forts de la réunion, les échanges entre les élus et la direction, en suivant l’ordre du jour, tout en conservant un certain niveau de détail dans les interventions.
L’objectif est donc que les salariés saisissent rapidement les enjeux des débats : quelle est la position de la Direction ? Quelle est la position des élus ? Quelles décisions ont-elles été prises ? Pour quelles raisons ?
Avantage d’une synthèse des débats : un PV fait pour être lu
Une synthèse est plus rapide à rédiger. Elle permet donc au Secrétaire de gagner du temps dans la rédaction du PV du comité. De plus, elle permet un plus grand confort de lecture aux salariés.
La synthèse leur permet de prendre connaissance rapidement des informations du comité et de saisir rapidement les enjeux des débats.
Comment rédiger un PV synthétique ?
Tout d’abord, il faut identifier rapidement les principaux arguments des intervenants. Ensuite, il faut les résumer sans les dénaturer. Il faut donc sélectionner l’essentiel de l’accessoire. Enfin, il faut produire un texte cohérent, tout en ménageant la susceptibilité de tous les intervenants !
Le relevé de décisions : léger et rapide
Le relevé de décisions est le format le plus bref pour les comptes rendus d’instances, il recense les décisions prises. C’est le format parfait pour les salariés n’ayant que très peu de temps à consacrer à la lecture du PV.
Dans la pratique
Le compte rendu synthétique est le document le plus fréquemment retenu pour des raisons d’efficacité et de gain de temps, comme précédemment évoquées. Il condense les points d’ordre du jour, les propos tenus et les décisions prises avec le détail des votes. Cette synthèse sera destinée à la fois à l’usage interne et à l’affichage à l’attention des salariés.
CE/CHSCT et direction s’accordent également sur la rédaction de deux épreuves : l’une contenant toutes les discussions de façon exhaustive (compte rendu in extenso ou révisé), destinée à l’usage interne des membres du comité – faisant foi et conservée à ce titre ; l’autre destinée au personnel, matérialisée sous la forme d’un relevé de décisions ou d’une synthèse, édulcorée des informations confidentielles et nominatives notamment.
Dans le cadre des réunions de CHSCT, le relevé de décisions aura pour objet de prendre acte : des informations transmises au CHSCT, des avis émis par le CHSCT lors des consultations de ses membres, des décisions prises par le CHSCT, notamment : à la suite des missions mises en place et pour mettre en place de nouvelles missions d’enquête et d’analyses de conditions de travail, des situations de risques professionnels mises en lumière ou analysées par le CHSCT, des propositions d’amélioration des conditions de travail faites en réunion suite à ses analyses, des suites données à ces propositions, des positions des uns et des autres sur ces propositions, des résultats et les décisions qui ont suivi ses inspections.
Dans le cadre du CE, ce relevé de décisions consistera en un récapitulatif des décisions prises et de la répartition des tâches, rappellera les questions et les décisions prises en séance ou différées à la prochaine réunion, évoquera les consensus ou divergences sur tel ou tel point, fixera les points reportés pour la prochaine séance.
À lire
Pratique de rédaction des comptes rendus et procès-verbaux administratifs de Pierre Lièvre, éditions Berger-Levrault.
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