Florence Augustine exerce le métier de transcriptrice correctrice. Elle a choisi de créer son propre emploi en portage salarial. Découvrez 10 bonnes raisons de faire appel à un rédacteur transcripteur extérieur pour la couverture écrite de vos manifestations professionnelles, de vos CE ou de vos CHSCT.
Introduction
La prévention de l’incendie domestique, les génériques et immunosuppresseurs de demain, la Chine face aux défis de la gouvernance mondiale, les enjeux du Grenelle de l’environnement, les relations transatlantiques avec la présidence Obama, l’investissement du système de santé dans le prélèvement et la greffe d’organes…
Autant de sujets qu’il faut fidèlement transcrire. C’est l’une des activités de Florence Augustine, correctrice et rédactrice de comptes rendus et de synthèses de manifestations, en portage salarial, chez MISSIONS-CADRES.
1. MISSIONS-CADRES : Florence, expliquez-nous en quoi consiste votre prestation de couverture écrite de manifestations ?
Florence Augustine : J’interviens pour les rencontres professionnelles organisées par :
– les collectivités territoriales (conseils municipaux, communautés urbaines, conseils généraux, régionaux…) ;
– les grandes institutions (Assemblée nationale, Conseil économique et social, ministères et organismes relevant de l’État…) ;
– les organismes de l’économie sociale ;
– les sociétés de communication et de marketing ;
– les organisations diverses (partis politiques, syndicats, fédérations, fondations…)
– les instances représentatives du personnel (CE, CHSCT).
À la fois pour leurs conseils d’administration, assemblées plénières, congrès, colloques, conventions, séminaires, conférences, présentations financières, tables rondes, ateliers, débats.
Je procède à la rédaction d’un compte rendu ou d’une synthèse des débats.
2. MISSIONS-CADRES : Quelles sont les qualités requises pour ce métier rédactrice transcriptrice ?
Florence Augustine : Une grande capacité d’écoute et d’adaptation. En effet, les sujets abordés lors des réunions sont de toute nature et nécessitent une très bonne culture générale. Ce travail passionnant m’amène à aborder des thématiques très différentes au cœur de l’actualité politique, économique, sociale, environnementale.
La discrétion et le secret professionnel sont également des qualités indispensables pour pratiquer ce métier. Il faut être en capacité de délivrer en toute confidentialité et en toute neutralité des comptes rendus auprès des clients. Par exemple, lors de débats parlementaires, les positions de chacun, qui ne sont pas encore rendues publiques, requièrent une totale discrétion, au moment de vote de projet de loi.
Enfin, ce métier nécessite une certaine dextérité et un très bon niveau en orthographe.
Ayant toujours ressenti un intérêt particulier pour les matières littéraires, cette prestation me conduit à utiliser mes bonnes connaissances en français et en culture générale au quotidien. En outre, elle vient pleinement en complément de ma prestation de relecture de contenus éditoriaux et supports de communication, en termes de maîtrise des sujets que je suis amenée à traiter dans le cadre de cette retranscription de débats.
Lors de mes différentes interventions, l’exigence de mes clients porte principalement sur la qualité rédactionnelle, la reformulation, la synthèse, et surtout la transcription fidèle des idées exprimées. Il en va de ma crédibilité et de mon professionnalisme. Ces points sont essentiels et permettent notamment de gagner de nouveaux clients par le biais de recommandations.
3. MISSIONS-CADRES : Pourquoi faire appel à un rédacteur extérieur plutôt que de simplement enregistrer la conversation ?
Florence Augustine : Même si une prise de notes peut faciliter la rédaction du compte rendu et/ou de la synthèse relative à la réunion, elle ne consiste pas en la prise en dictée, à la vitesse de la conversation, des éléments d’un discours.
Un compte rendu in extenso ou exhaustif des débats ne peut en aucun cas s’effectuer sur cette base.
De plus, pour les réunions des instances représentatives du personnel (CE, CHCT), l’établissement d’un compte rendu doit constituer une image parfaitement fidèle et précise de la réunion, qui peut par conséquent servir de document de travail pour les participants. En outre, un procès-verbal basé sur quelques notes ne suffit pas forcément pour faire référence en cas de contestation devant les tribunaux, l’inspection du travail. Dans ce cas, seule la transcription intégrale fait foi.
Par ailleurs, l’enregistrement audio d’une telle réunion n’a pas la valeur juridique de l’écrit.
Un enregistrement ne permettra pas d’avoir un support écrit des propos échangés. Une secrétaire devra se charger de retranscrire les paroles échangées à partir de l’enregistrement audio et cela lui prendra énormément de temps.
4. MISSIONS-CADRES : Pouvez-vous préciser des situations pour lesquelles l’appel à un rédacteur extérieur est recommandé ?
Florence Augustine : Des colloques, congrès, assemblées générales, comités d’entreprise ou des réunions de différentes natures pour lesquels il faut reprendre l’intégralité des débats, en garantissant l’exactitude des propos tenus. Selon le débit de parole des intervenants, un débat d’une journée requiert plusieurs heures d’écoute.
Dans le cadre des réunions CE ou CHSCT, la rédaction d’un PV est obligatoire. La tâche revient au secrétaire de l’instance. Il peut s’astreindre à effectuer une synthèse des débats, qui contient un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité. Ce choix peut parfois le conduire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela peut être l’objet de critiques de la part des intervenants s’ils estiment a posteriori, en lisant le compte rendu, qu’ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés.
Le recours à un prestataire extérieur pour la rédaction de procès-verbaux est prévu par la législation. Le rédacteur extérieur n’étant pas partie prenante et n’ayant pas autorisation à participer aux débats peut d’autant rendre compte, en restant fidèle à l’esprit des échanges, en toute impartialité.
5. MISSIONS-CADRES : Quels avantages retirent vos clients en faisant appel à un rédacteur extérieur ?
Florence Augustine : Une facilité de gestion des comptes rendus. L’assurance d’un compte rendu in extenso de qualité et remis dans les délais convenus.
Cela permet, par exemple aux CE et CHSCT, aux décisionnaires d’assemblées générales et conseils d’administration d’avoir une maîtrise des décisions prises durant les réunions, de s’appuyer sur un document pour préparer l’ordre du jour de la réunion suivante. Surtout d’obtenir un compte rendu pourvu d’une totale impartialité.
Un secrétaire de CE/CHSCT verra le bénéfice d’affecter ses heures de délégation à accompagner les salariés de l’entreprise.
6. MISSIONS-CADRES : Quels conseils donneriez-vous aux entreprises ne faisant pas encore appel à une rédactrice transcriptrice ?
Florence Augustine : D’y goûter. Une fois que l’on y prend goût, on ne peut plus s’en passer !
Plus sérieusement, par exemple, le secrétaire d’un CE ou d’un CHSCT s’évitera une objection lors de l’approbation d’un procès-verbal. Le PV pourra d’autant être diffusé plus rapidement auprès des salariés.
Il s’agit d’un bon moyen pour calmer les tensions lors des réunions et clarifier les propos tenus.
Le temps dévolu à cette tâche de rédaction effectué jusqu’à présent en interne pourra être consacré à d’autres tâches stratégiques.
Une synthèse ayant mis en exergue les idées essentielles de chaque intervenant lors d’un colloque qui portait sur les charges locatives, a servi de support de communication, agrémenté de photos de la manifestation et de la biographie des participants. Il a été diffusé sur le site web du client. Les personnes n’ayant pu assister à la manifestation ont pu prendre connaissance des débats tenus.
7. MISSIONS-CADRES : Avez-vous eu à vous adapter à un dysfonctionnement technique ?
Florence Augustine : J’ai été conviée à assister à un débat de trois heures, organisé sur Paris, organisé par une association nationale pour la défense des propriétaires. Je devais procéder à une prise de notes ne serait-ce pour la dénomination des intervenants, pour effectuer par la suite un compte rendu intégral. À l’issue de la manifestation, mon interlocutrice devait me remettre l’enregistrement audio des débats. Cette dernière avait omis de demander au personnel de l’auditorium d’enregistrer les interventions.
Une prise de notes très poussée des interventions de chaque participant, accompagnée d’une recherche documentaire sur la problématique évoquée m’a permis de fournir une synthèse exhaustive des débats. Le président de l’association, que l’on m’a présenté à l’issue de la manifestation en question n’a jamais eu vent du couac technique.
Capacité d’adaptation, maîtrise du sujet traité, et une bonne dose de « zen attitude » sont requises dans ces moments !
8. MISSIONS-CADRES : Que vous apporte le fait d’être affiliée à une société de portage salarial dans le cadre de votre activité ?
Florence Augustine : L’attrait certain est de pouvoir exclusivement me consacrer à la réalisation de mes prestations, au développement de ma clientèle, étant détachée de la lourdeur des tâches administratives que doit supporter un freelance.
Travailler en portage salarial me permet de bénéficier d’un accompagnement administratif pour répondre à des appels d’offres de marchés publics, en vue d’acquérir de nouveaux clients.
Chez MISSIONS-CADRES, on aime !
Le site de Florence Augustine, rédactrice transcriptrice
A découvrir aussi : son blog accessible depuis le site, avec une foule d’articles intéressants sur les subtilités de la langue française, la place du français dans le monde ou encore les différentes formes que peut prendre un PV.
Florence Augustine vous propose aussi des ateliers de formation en visioconférence, pour améliorer votre niveau en orthographe et en grammaire : « Les ateliers « Et le français dans tout ça ! » : où et quand vous voulez »
