Découvrez 5 bonnes raisons de déléguer la rédaction des procès-verbaux à un rédacteur transcripteur porté.
Introduction
Après avoir livré les bonnes pratiques pour la rédaction du procès-verbal des instances représentatives du personnel (CE, CHSCT, CSE), Florence Augustine, rédactrice retranscriptrice en portage salarial, expose les raisons de déléguer sa rédaction.
Par Florence Augustine, rédactrice retranscriptrice en portage salarial
Élu(e), secrétaire de CE, CHSCT, CSE, le recours à un prestataire extérieur en portage salarial [site à qui s’adresse le portage salarial] pour la rédaction de procès-verbaux de vos réunions est prévu par la législation, gage d’indépendance et de fiabilité pour la retranscription des débats.
La rédaction du procès-verbal, prérogative qui vous est dévolue, nécessite que vous y consacriez un temps que vous souhaiteriez mettre à profit pour d’autres tâches stratégiques plus urgentes.
Voici 5 raisons de faire appel à un prestataire extérieur porté :
Raison n°1 : le secrétaire de CE/CHSCT/CSE peut se concentrer sur les débats et y participer pleinement, sans être freiné par la prise de notes des échanges
Le secrétaire du comité peut choisir que le procès-verbal contienne l’intégralité des débats, ou qu’il soit une synthèse des débats et ne contienne qu’un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité.
La rédaction d’un procès-verbal s’effectue en deux temps : la prise de notes et la rédaction du document.
Le compte rendu intégral nécessite une prise de notes ardue et un enregistrement audio sur lequel se baser pour retranscrire intégralement les propos de chacun. La prise de notes est un exercice périlleux, dans la mesure où le rédacteur du PV participe lui-même aux débats, lesquels ne sont alors plus consignés… Après un certain délai, il est difficile de se souvenir des propos des uns et des autres, et même de ses propres propos.
Le choix d’un compte rendu synthétique peut parfois conduire le secrétaire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela peut être l’objet de critiques de la part des intervenants s’ils estiment a posteriori, en lisant le compte rendu, qu’ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés.
Raison n°2 : le secrétaire de CE/CHSCT/CSE dispose d’un document rédigé en toute neutralité, dans le respect le plus strict de la confidentialité des informations
Un prestataire extérieur porté [site les avantages du portage] peut de droit enregistrer les réunions, avec les outils qui sont les siens.
Le PV sera d’autant plus complet que la présence d’un rédacteur extérieur aux réunions des IRP a pour objet de dénommer les intervenants pour attribuer correctement à qui de droit les propos tenus, d’ajouter des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), et de faire ressortir la chronologie de celle-ci (heures de début de séance, de suspension et de fin…).
Des réticences sont souvent émises quant à l’enregistrement audio des séances, essentiellement de la direction. Les membres du comité craignent quant à eux que la Direction édulcore ou limite ses réponses, ou que cela altère ses décisions. Dans la pratique, l’enregistrement audio est très rapidement occulté. C’est un outil primordial pour restituer les propos de chacun et pour ne pas se voir objecter un manque de neutralité.
Raison n°3 : la validation des PV de réunions par les élus et la direction est facilitée ; le PV étant basé sur l’enregistrement audio de la séance induisant un PV fiable et impartial.
Il faut savoir que la direction ne peut s’opposer ni à l’enregistrement des débats dès lors que la décision d’enregistrement est prise à la majorité des membres présents, ni à la présence d’un rédacteur, dès lors qu’il a une tâche purement matérielle et qu’il ne participe pas aux débats (Cassation criminelle, 30 octobre 1990, n° 87-83.665 [https://www.legifrance.gouv.fr/affichJuriJudi.do?idTexte=JURITEXT000007068193]).
Pour pouvoir enregistrer les débats, le secrétaire du CE doit inscrire la question de l’enregistrement à l’ordre du jour de la réunion. Un vote doit être organisé, vote auquel l’employeur peut participer.
Si une majorité se dégage en faveur de l’enregistrement des débats, ils seront enregistrés même si ce n’était pas le souhait de l’employeur, qui devra se soumettre à la loi de la majorité.
Le secrétaire de l’instance s’évitera une objection lors de l’approbation d’un procès-verbal. Le PV pourra d’autant être diffusé plus rapidement auprès des salariés.
Il s’agit d’un bon moyen pour calmer les tensions lors des réunions et clarifier les propos tenus.
Raison n°4 : le secrétaire du CE/CHSCT/CSE met à profit ses heures de délégation pour accompagner les salariés de l’entreprise.
Au-delà des aspects techniques, la rédaction d’un PV de CE, CCE ou de CHSCT nécessite un temps de travail conséquent pris sur les heures de délégation du secrétaire, et au-delà sur son temps personnel, et ne permet pas de se consacrer à sa mission : l’accompagnement des salariés.
La rédaction du PV étant difficile et chronophage, le secrétaire est en effet autorisé à se faire assister ou même remplacer par un rédacteur, sténotypiste ou secrétaire extérieure à l’entreprise en portage salarial par exemple [devenir consultant en portage salarial] , sous réserve de l’accord de la majorité des élus (Cass. crim., 30 oct. 1990). Cette option est largement prise dans la mesure où la loi ne prévoit pas de crédits d’heures supplémentaires pour la rédaction de PV, tout en concentrant la responsabilité sur un seul élu en lui confiant une compétence exclusive en la matière.
Seuls les élus titulaires prennent part au vote. Les suppléants ne votent que s’ils remplacent un titulaire absent. Ne votant pas, les représentants syndicaux peuvent pour autant donner librement leur point de vue sur la question. Personne n’a voix prépondérante : ni le secrétaire du CE, ni les autres membres du bureau. Il n’y a pas de coefficient de pondération.
L’employeur n’a ni son mot à dire sur le recours à une société prestataire, ni sur le choix de cet organisme, ni sur le coût de cette prestation, ni sur la teneur du contrat passé (Cassation sociale, 7 janvier 1998, n° 85-16.849 [https://www.legifrance.gouv.fr/affichJuriJudi.do?oldAction=rechJuriJudi&idTexte=JURITEXT000007020284&fastReqId=410942692&fastPos=1]).
Contrairement au CE, la loi ne prévoit pas de budget de fonctionnement pour le CHSCT. Les modalités de fonctionnement et l’organisation des travaux de l’instance doivent donc être discutées avec la direction et/ou avec le CE qui peuvent prendre en charge l’externalisation de la rédaction du PV de CHSCT.
L’article L. 4612-9 du Code du travail [https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050&idArticle=LEGIARTI000006903337&dateTexte=&categorieLien=cid] dispose notamment que « le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail reçoit de l’employeur les informations qui lui sont nécessaires pour l’exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections […] ».
Quant aux moyens qui pourraient être spécifiques à la rédaction des PV de CHSCT, la circulaire n° 93-15 du 25 mars 1993 [http://www.intefp-sstfp.travail.gouv.fr/datas/files/SSTFP/Circulaire%20n%2093%2015%20du%2025%20mars%201993%20Mise%20en%20place%20des%20CHSCT.pdf] stipule que « ces moyens doivent notamment comprendre, au minimum, les moyens de dactylographie nécessaires, de reproduction, de transmission et de diffusion des procès-verbaux […] ».
Raison n°5 : une réactivité et une souplesse accrue tout au long de la mandature.
Le secrétaire du CE/CHSCT bénéficie d’une réactivité et d’une souplesse accrue tout au long de sa mandature, pouvant transmettre un compte rendu à approuver d’une réunion sur l’autre. Cela permet, en outre, d’avoir une maîtrise des décisions prises durant les réunions, de s’appuyer sur un document pour préparer l’ordre du jour de la réunion suivante. Surtout d’obtenir un compte rendu pourvu d’une totale impartialité.
Dès l’ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative pourra demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions.
Le secrétaire doit obligatoirement tenir compte des observations faites avant l’adoption du procès-verbal par les membres du comité d’entreprise (dont le président), mais toutes les modifications avant l’adoption requièrent leur vote majoritaire.
Dans le cadre des ordonnances réformant le Code du travail, les Comités d’hygiène et sécurité et des conditions de travail (CHSCT), les Comités d’entreprise et les délégués du personnel doivent disparaître au profit d’une nouvelle instance unique : le Comité social d’entreprise (CSE).
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 [https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2017/12/29/MTRT1732438D/jo/texte] relatif au Comité social et économique précise très clairement les règles applicables au procès-verbal du Comité social et économique : il reste obligatoire.
À défaut d’accord prévu au premier alinéa de l’article L. 2315-34 (ci-dessus), l’article L. 2312-25 stipule que « les délibérations du comité social et économique sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire dans un délai de 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion, et communiqués à l’employeur et aux membres du comité ».
Les délais restent négociables par accord entre le Comité et l’employeur.
Le secrétaire du CSE, qui est toujours responsable de la rédaction du PV, a le droit de confier la rédaction du PV à une société extérieure spécialisée, en vertu de l’article D. 2315-27 du Code du travail [http://www.inrs.fr/demarche/comite-social-economique/regles-fonctionnement.html] : « L’employeur ou la délégation du personnel du Comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances ». L’employeur n’a pas le droit de s’opposer à cette décision.
Autre précision importante : le rédacteur du PV est soumis à la même obligation de confidentialité que les membres du Comité.
Retrouvez l’ensemble des prestations proposées par Florence Augustine sur son site web www.aubonheurdesmots.com, ses articles de blog dédiés « métiers » (correctrice, rédactrice/transcriptrice de manifestations), sur les subtilités de la langue française, l’importance de maîtriser l’orthographe et la grammaire pour sa communication, les tutoriels « Et le français dans tout ça ».
